proses desain Data base untuk Sistem Informasi akuntansi

Proses Desain Database

Dalam perancangan/mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Langkah-langkah tersebut diantaranya :

      1. Analisis Persyaratan

Langkah pertama dalam mendesain sebuah aplikasi database adalah memahami dan mengetahui data yang harus disimpan dalam database, aplikasi apa yang harus dibangun diatasnya, dan jenis operasi apa yang lebih banyak digunakan dan subyek untuk melakukan persyaratan yang ada, atau dengan kata lain, kita harus tau apa yang diinginkan pengguna database tersebut.

      2. Desain Database Konseptual

Informasi dikumpulkan pada saat analisis persyaratan digunakan untuk mengembangkan deskripsi data tingkat tinggi yang harus disimpan dalam database bersama batasan yang telah diketahui untuk menetapkan penyimanan data tersebut.. Dalam langkah inilah entitas, atribut dan batasanya yang terlibat dalam desain aplikasi database ditentukan. Langkah ini sering dilakukan dengan model ER Diagram.     

      3.  Desain Database Logika

Dalam langkah ini adalah menentukan/memilih DBMS yang akan digunakan untuk mengimplementasikan desain database dan mengubah konsep desain database menjadi sebuah skema database dalam model data dari DBMS terpilih. Dalam langkah ini merupakan proses perubahan dari skema ER Diagram menjadi skema Database Relasional (RDBMS)

      4.  Perbaikan Skema

Menganalisis sekumpulan relasi dalam skema database relasional (RDBMS) untuk mengidentifikasi permasalahan yang muncul dan memperbaikinya

      5. Desain Database Fisik

Pada langkah ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan beban kerja umum yang diharapkan dapat didukung oleh database yang kita gunakan dan memperbaiki desain database di masa mendatang untuk memastikan terpenuhinya kriteria performa yang diinginkan. Langkah ini mencakup pembuatan indeks pada beberapa tabel dan mengelompokan beberapa tabel atau bahkan melibatkan desain ulang substansial terhadap beberapa bagian skema database yang didapat dari langkah pertama desai database.

      6. Desain Aplikasi dan Keamanan

Setiap proyek perangkat lunak yang melibatkan sebuah DBMS harus mempertimbangkan aspek aplikasi yang berada di  luar database itu sendiri. Dalam hal ini kita harus mengidentifikasi entitas (ex; pengguna, grup-grup pengguna dan bagian-bagian lain) dan proses-proses yang terlibat dalam aplikasi. Kita harus menggambarkan peran setiap entitas dalam setiap proses yang akan direfleksikan pada beberapa tugas aplikasi, sebagai bagian dari aliran kerja lengkap untuk tugas tersebut.

Selanjutnya adalah fase implementasi, kita harus mengkodekan tiap tugas ke dalam sebuah bahasa aplikasi (ex: java), menggunakan DBMS untuk mengakses data.

Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship)

Desain database juga termasuk ER ( Entity-model hubungan ) diagram. Diagram ER diagram yang membantu untuk merancang database dalam cara yang efisien.

Atribut dalam diagram ER biasanya dimodelkan sebagai oval dengan nama atribut, terkait dengan entitas atau hubungan yang berisi atribut.

Dalam model relasional langkah terakhir secara umum dapat dibagi menjadi dua langkah lebih lanjut, bahwa untuk menentukan pengelompokan informasi dalam sistem, umumnya menentukan apa benda dasar tentang mana informasi disimpan, dan kemudian menentukan hubungan antara kelompok-kelompok informasi, atau benda. Langkah ini tidak diperlukan dengan Obyek database .

Pembuatan model data dan design data base

     Awal semester 3 coba-coba ambil 21 Sks gara-gara IPK nya diatas CumLaude hahha,ambilnya SIA,Sistem Informasi Akuntansi.Kirain enak matakuliah nya tapi ternyata harus membuat otak kita lebih kerja keras buat hafalan,tapi saya senang dengan dosennya,,:D.Dan dia pun memberikan tugas pertama tentang buat makalah,,langsung aja nh makalah nya,hehhe

I.Proses Desain Database

I.1Perancangan dan implementasi system database

•         Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database:

1.      Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.

2.      Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.

3.      Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal

4.      Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.

5.      Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.

6.      Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.

II.Diagram Hubungan-Entitas (Entity-Relationship)

II.1.Hubungan antar entitas

•         Terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.

1.                  Hubungan satu-ke-satu (1:1)

2.                  Hubungan satu-ke-banyak (1:N)

3.                  Hubungan banyak-ke-banyak (M:N)

II.2.Jenis-jenis entitas

•         Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi.

•         Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori yang berbeda, yaitu :

1.Sumber daya yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi

2.Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi

3.Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut

•         Sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi.Contoh sumber daya organisasi adalah Kas,Persediaan dan Peralatan

•         Kegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.Contoh kegiatan organisasi adalah Kegiatan penjualan dan Kegiatan penerimaan kas

•         Pelaku adalah entitas jenis ketiga  dalam model REA.Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.Contoh pelaku organisasi adalah Pegawai dan Pelanggan

II.3.Jenis perbedaan hubungan

II.4.Diagram hubungan entitas

•         Diagram Hubungan Entitas- (E-R) adalah satu metode untuk skema penggambaran database disebut diagram E-R  karena menampilkan macam-macam entitas model dan berhubungan sangat penting diantaranya.

•         Dalam sebuah diagram E-R, entitas terlihat sebagai kotak persegi,danhubungan antara entitas digambarkan dengan wajik(ketupat).

III.Model data REA

Pembuatan model data adalah  dari pemberian sebuah definisi database jadi pembuatan model data sangat mewakili  seluruh aspek dari organisasi,termasuk interaksi dengan lingkungan luar.REA (Sumber daya, Data, Kegiatan) model data REA adalah sebuah alat peraga berkonseptual pada bisnis mendasar sebuah rangkaian aktifitas organisasi. activities.

IV.Membangun Diagram REA Untuk Satu Siklus Transaksi

Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :

1.      Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima, dalam siklus tersebut.

2.      Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

3.      Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi.

4.      Tetapkan kardinalitas setiap hubungan.

Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi

•         Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas.

–        Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya

–        Kolom tengah untuk kegiatan.

–        Dan kolom kanan untuk pelaku.

•         Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.

•         Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.

Diagram REA, Langkah 2: Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku

•         Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.

•         Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.

•         Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.

•         Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.

•         Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

Diagram REA, Langkah 3: Masukkan Kegiatan Komitmen

•         Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran. 

•         Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan

•         Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. 

•         Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas.

•         Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.

•         Indicator hubungan dari kardinalitas minimum pada setiap baris entitas harus berhubungan dengan baris entitas di sisi lain dari hubungan.

•         Kardinalitas Minimum berbentuk 0 atau 1.

•         Kardinalitas minimum (0) berarti sebuah baris baru dapat ditambahkan ke tabel tanpa menghubungkan setiap baris di tabel lain.

•         Kardinalitas minimum (1) berarti masing-masing baris di tabel harus dihubungkan paling sedikit 1 baris di tabel lain.

•         Kardinalitas tidak sewenang-wenang dipilih oleh database designer.Mereka menggambarkan fakta tentang organisasi dan memperagakan dan diperoleh praktek bisnis selama syarat tahap analisis dari proses desain database.

V.Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database -Relasional

            Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik.Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).

Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :

1.                                          Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak

2.                                          Memberikan atribut ke tabel yang tepat

3.                                          Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak

Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak

•         Hubungan Satu ke Satu: Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya.

•         Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh

•         Hubungan Satu ke Banyak: Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar.

•         Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1

•         Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas. i

VI.Memadukan Diagram REA antarsiklus

•         Untuk mendesain SIA yang dapat berfungsi, harus dikembangkan diagram REA untuk siklus tambahan dan kemudian memadukan diagram-diagram tersebut.

•         Periksa kelengkapan dengan menguji apakah diagram tersebut memenuhi dua peraturan berikut ini :

•         Setiap entitas sumber daya harus berhubungan dengan dua kegiatan arus stok salah satunya menambah sumber daya dan yang lainnya menguranginya.

•         Setiap kegiatan pertukaran ekonomi yang menambah sumber daya harus berhubungan dengan kegiatan pertukaran ekonomi yang mengurangi sumber daya hal tersebut disebut prinsip dualitas ekonomi.

VII.MENGGUNAKAN DIAGRAM REA DALAM DOKUMENTASI PRAKTIK BISNIS

Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database, karena kardinalitas dalam diagram REAmenyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya .

•         Nilai 0 minimum untuk penjualan mengindikasikan bahwa terjadi penjualan secara kredit.

•         Nilai N maksimum untuk penjualan berarti bahwa pelanggan dapat membayar secara mencicil.

MENGGUNAKAN DIAGRAM REA DALAM IDENTIFIKASI KEGIATAN PERTUKARAN EKONOMI

•         Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas.

–        Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya

–        Kolom tengah untuk kegiatan.

–        Dan kolom kanan untuk pelaku.

–        Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.

–        Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.

MENGGUNAKAN DIAGRAM REA DALAM IDENTIFIKASI SUMBER DAYA DAN PELAKU

•         Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.

•         Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.

•         Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.

•         Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.

•         Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

Pengambilan Informasi dari SIA

•         Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagap petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA

•         Permintaan data (queries) dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database relasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.

Hubungan 1:1 antara Penjualan dan Penerimaan Kas

•         Setiap pembayaran pelanggan merupakan penjualan tertentu secara penuh

•         Setiap pembayaran pelanggan dapat untuk lebih dari satu penjualan

•         Apa logika querynya?

•         Piutang sama dengan jumlah seluruh penjualan yagn nomor fakturnya tidak muncul dalam tabel penerimaan kas

Hubungan satu ke banyak : antara Penjualan dan Penerimaan Kas

•         Setiap transaksi penjualan dapat dilakukan dengan mencicil

•         Setiap pembayaran pelanggan hanya untuk satu penjualan

•         Apa logika querynya?

•         (1) Penjualan total; (2) sum cash collections; (3) menghitung perbedaan antara kedua nilai tersebut A/R = (1)-(2)

Hubungan satu ke banyak : antara Penerimaan Kas dan Penjualan

•         Each sales transaction is paid in full by a cash collection event.

•         Each customer payment is for one sale.

•         What is the query logic?

•         Total accounts receivable is the sum of all sales for which there is no remittance number.

Hubungan banyak ke banyak : antara Penjualan dan Penerimaan Kas

•         Each sales transaction may be paid for in installments.

•         Each customer payment may be for more than one sale.

•         What is the query logic?

Adapun langkah –langkah menyusun diagram REA terdapat 4 cara yaitu :

1.      Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima dalam siklus tersebut.

2.      Identifikasi sumber daya dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

3.      Masukan kegiatan komitmen.

4.      Menetapkan kardinalitas hubungan.

Diagram REA dapat pula dipadukan ke diagram yang lebih besar dengan cara menggabungkan entitas yang sama. Model data yang didokumentasikan dalam diagram REA dapat diimplementasikan dalam DBMS relasional melalui tiga langkah yakni membuat table untuk semua entitas kedalam diagram REA kemudian kunci utama dan atribut non kunci dimasukan dalam setiap table yang terakhir hubungkan satu ke satu dan satu kebanyak diimplementasikan.